Mục lục
I. Nguyên tắc chung & Sự đồng ý
Điều 1. Chấp nhận và sự đồng ý xử lý dữ liệu
Khi đăng ký tài khoản, truy cập hoặc sử dụng các tính năng trên nền tảng Smart Rental, Người dùng xác nhận đã đọc, hiểu rõ và đồng ý cho phép Smart Rental tiến hành thu thập, lưu trữ, sử dụng và xử lý dữ liệu cá nhân của mình theo đúng các điều khoản quy định tại Chính sách này. Người dùng ý thức rõ ràng về loại dữ liệu được thu thập, mục đích sử dụng, các bên liên quan và quyền/nghĩa vụ cá nhân.
Đối với các dữ liệu cá nhân nhạy cảm, Smart Rental bắt buộc phải hiển thị giao diện thông báo riêng biệt để yêu cầu sự đồng ý rõ ràng, độc lập và riêng biệt của Người dùng trước khi tiến hành thu thập hoặc xử lý dữ liệu hệ thống.
II. Phạm vi thu thập dữ liệu cá nhân
Điều 2. Phân loại dữ liệu cá nhân thu thập
Smart Rental chỉ thu thập các trường dữ liệu tối thiểu nhằm mục đích phục vụ vận hành nền tảng, xác thực người dùng, hỗ trợ giao dịch và thực hiện nghĩa vụ pháp lý theo quy định hiện hành:
Dữ liệu cá nhân cơ bản
- Họ và tên
- Địa chỉ Email
- Số điện thoại liên hệ
- Địa chỉ liên hệ
- Ảnh đại diện tài khoản
- Lịch sử trao đổi tin nhắn trên hệ thống
- Thông tin và hình ảnh bất động sản đăng tải
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm
- Vị trí địa lý (GPS)Hỗ trợ tính năng tìm kiếm phòng theo khu vực; chỉ thu thập khi Người dùng kích hoạt tính năng hoặc cấp quyền tương ứng.
- Thông tin định danh (KYC)Ảnh chụp CCCD/CMND/Hộ chiếu phục vụ xác thực danh tính hoặc khởi tạo Hợp đồng điện tử.
- Thông tin thanh toán cần thiếtPhục vụ đối soát giao dịch với đối tác trung gian. Smart Rental không lưu trữ thông tin thẻ hoặc xác thực tài khoản ngân hàng.
III. Mục đích xử lý và sử dụng dữ liệu
Điều 3. Mục đích và phạm vi sử dụng thông tin
Thông tin dữ liệu cá nhân của Người dùng được sử dụng nội bộ nhằm mục đích:
- Tạo, quản lý tài khoản, xác thực danh tính và phân quyền sử dụng hệ thống.
- Hỗ trợ kết nối thông tin giữa Chủ trọ và Người thuê; hỗ trợ trích xuất dữ liệu tự động cho các biểu mẫu thỏa thuận thuê trực tuyến khi có yêu cầu từ các bên.
- Gửi thông báo trạng thái từ hệ thống, hỗ trợ kỹ thuật và tiếp nhận giải quyết khiếu nại.
- Xử lý dữ liệu tự động: sử dụng thuật toán phân tích hành vi tìm kiếm và vị trí địa lý nhằm cải thiện trải nghiệm và gợi ý phòng trọ phù hợp nhất.
- Thực hiện các nghĩa vụ đối soát kỹ thuật dòng tiền và nghĩa vụ pháp lý theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
IV. Quy trình truy cập thiết bị (Device Permissions)
Điều 4. Quyền truy cập phần cứng và bộ nhớ hệ thống
Để hỗ trợ vận hành các chức năng kỹ thuật trên ứng dụng di động, Smart Rental có thể yêu cầu Người dùng cấp các quyền truy cập sau:
Vị trí (GPS)
Tìm kiếm phòng trọ gần vị trí người dùng và xác định định vị bất động sản trên bản đồ.
Camera & Thư viện ảnh
Chụp ảnh hiện trạng phòng trọ, tải ảnh lên tin đăng hoặc quét giấy tờ định danh khi cần thiết.
Bộ nhớ / Lưu trữ
Lưu trữ, hiển thị hoặc tải các tệp văn bản tài liệu, dữ liệu điện tử dạng .PDF.
Thông báo (Push)
Gửi cập nhật trạng thái giao dịch, trạng thái tin đăng và thông báo an toàn tài khoản.
Xác minh SMS OTP
Xác thực tài khoản và bảo mật đăng nhập.
Quyền từ chối
Người dùng hoàn toàn có quyền từ chối cấp quyền truy cập bất cứ lúc nào trong mục cài đặt của thiết bị. Tuy nhiên, một số chức năng có thể bị hạn chế nếu quyền truy cập thiết yếu không được cấp. Quyền truy cập chỉ được yêu cầu tại thời điểm Người dùng sử dụng chức năng tương ứng và có thể được thay đổi hoặc thu hồi thông qua cài đặt thiết bị.
V. Cơ chế công khai và chia sẻ dữ liệu
Điều 5. Phạm vi chia sẻ và bảo mật thông tin hiển thị
- Thông tin công khai trên tin đăng: Khi đăng tải thông tin cho thuê, Chủ trọ đồng ý cho phép Smart Rental hiển thị một phần thông tin liên hệ cần thiết hoặc thông tin do Chủ trọ chủ động lựa chọn công khai trên tin đăng.
- Thông tin phục vụ hợp đồng điện tử: Các thông tin định danh cần thiết có thể được sử dụng để tạo dữ liệu cho Hợp đồng điện tử. Smart Rental áp dụng biện pháp che hoặc mã hóa một phần thông tin định danh khi hiển thị trên giao diện hệ thống.
- Chia sẻ với bên thứ ba: Smart Rental không chia sẻ hoặc sử dụng dữ liệu cá nhân cho mục đích tiếp thị thương mại nếu chưa có sự đồng ý của Người dùng. Dữ liệu có thể được chia sẻ theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, hoặc với đối tác thanh toán/đối tác kỹ thuật phục vụ vận hành, đối soát hệ thống.
VI. Thời gian lưu trữ và xóa dữ liệu
Điều 6. Thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân
Dữ liệu cá nhân được lưu trữ trong thời gian cần thiết nhằm thực hiện mục đích xử lý dữ liệu đã thông báo hoặc theo quy định pháp luật hiện hành.
Quy trình xử lý lệnh xóa dữ liệu: Khi Người dùng yêu cầu xóa tài khoản, Smart Rental sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu theo quy trình nội bộ. Việc xóa dữ liệu có thể không được thực hiện ngay lập tức trong trường hợp dữ liệu cần tiếp tục lưu trữ theo quy định pháp luật hoặc đang phục vụ giải quyết tranh chấp, khiếu nại. Smart Rental có thể áp dụng biện pháp vô hiệu hóa hoặc ẩn dữ liệu khỏi giao diện người dùng trước khi thực hiện xóa hoàn toàn trên hệ thống lưu trữ nội bộ.
Lưu ý bắt buộc lưu trữ
Dữ liệu liên quan đến Hợp đồng điện tử, lịch sử giao dịch, hóa đơn, hồ sơ khiếu nại được lưu giữ trong thời hạn cần thiết theo quy định pháp luật hoặc phục vụ giải quyết tranh chấp, kiểm tra, thanh tra theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Điều 7. Tính năng xóa tài khoản trực tiếp trong ứng dụng
Smart Rental cung cấp chức năng xóa tài khoản trực tiếp trong ứng dụng. Người dùng có thể chủ động gửi yêu cầu xóa thông qua mục "Cài đặt tài khoản". Sau khi xác minh danh tính chủ tài khoản, hệ thống sẽ tiến hành xử lý yêu cầu theo đúng quy trình nội bộ và các quy định bảo lưu pháp lý tại Điều 6.
VII. Quyền của người dùng và quy trình thực hiện
Điều 8. Quyền của chủ thể dữ liệu đối với thông tin cá nhân
Người dùng có đầy đủ các quyền hợp pháp đối với dữ liệu cá nhân của mình theo quy định pháp luật:
Điều 9. Biểu mẫu gửi yêu cầu thực thi quyền dữ liệu điện tử
Khi thực hiện các quyền chủ thể dữ liệu, Người dùng gửi Phiếu yêu cầu theo biểu mẫu cấu trúc điện tử dưới đây về hòm thư: uyenuyenmitoyo@gmail.com
Phiếu yêu cầu thực hiện quyền chủ thể dữ liệu cá nhân
Kính gửi: Ban quản lý bảo mật dữ liệu — Nền tảng Smart Rental
Họ và tên chủ dữ liệu
Số điện thoại đăng ký tài khoản hệ thống
Địa chỉ Email liên kết
Nội dung yêu cầu thực thi:
Lý do thực hiện yêu cầu chi tiết
Người yêu cầu xác nhận thông tin và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung cung cấp.
VIII. Biện pháp bảo mật và xử lý sự cố dữ liệu
Điều 10. Cam kết an toàn và quy trình xử lý bảo mật thông tin
Cam kết kỹ thuật
Smart Rental áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp (bao gồm chuẩn mã hóa SSL/TLS cho đường truyền dữ liệu và phân quyền truy cập nghiêm ngặt) nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân trước nguy cơ truy cập trái phép, rò rỉ, mất mát hoặc sử dụng sai mục đích.
Trong trường hợp phát hiện sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, Smart Rental sẽ tiến hành xử lý trong thời gian phù hợp theo mức độ ảnh hưởng của sự cố và thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định pháp luật hiện hành.
Điều 11. Cookie và công cụ theo dõi
Smart Rental có thể sử dụng Cookie, SDK hoặc các công cụ phân tích nhằm:
- Ghi nhớ trạng thái đăng nhập.
- Cải thiện hiệu suất hệ thống.
- Phân tích hành vi sử dụng.
- Cá nhân hóa nội dung gợi ý.
Người dùng có thể quản lý hoặc từ chối Cookie không thiết yếu thông qua cài đặt trình duyệt hoặc giao diện quản lý quyền riêng tư của hệ thống. Smart Rental không sử dụng các dữ liệu này cho mục đích quảng cáo hoặc chia sẻ cho bên thứ ba nếu chưa có sự đồng ý của Người dùng.
IX. Thông tin liên hệ và đơn vị vận hành
Đơn vị vận hành
Smart Rental Project Team
Hotline hỗ trợ
090 9562 004Email hỗ trợ chung
uyenuyenmitoyo@gmail.comEmail tiếp nhận yêu cầu bảo mật
uyenuyenmitoyo@gmail.comNgười phụ trách quản lý dữ liệu cá nhân
Nguyễn Vũ Thu Uyên
X. Điều khoản sửa đổi và cập nhật chính sách
Smart Rental có quyền sửa đổi, bổ sung hoặc cập nhật Chính sách bảo mật này nhằm phù hợp với yêu cầu vận hành hệ thống hoặc quy định pháp luật hiện hành.
Mọi thay đổi quan trọng liên quan đến phạm vi thu thập dữ liệu, mục đích xử lý hoặc quyền của Người dùng sẽ được thông báo trực quan trên website, ứng dụng hoặc qua địa chỉ Email đã đăng ký trước thời điểm chính thức áp dụng.
Việc Người dùng tiếp tục sử dụng dịch vụ sau thời điểm chính sách được cập nhật được xem là sự xác nhận đồng ý đối với các nội dung điều chỉnh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
XI. Luật điều chỉnh và giải quyết tranh chấp
Chính sách bảo mật này được điều chỉnh và giải thích theo pháp luật của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
Mọi tranh chấp phát sinh liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân hoặc việc thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu trước hết sẽ được giải quyết thông qua thương lượng và hòa giải với tinh thần thiện chí.
Trường hợp không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được đưa ra giải quyết tại cơ quan Nhà nước hoặc Tòa án có thẩm quyền theo quy định pháp luật Việt Nam.